Auswahl einer Standardsoftware für das Krisenmanagement

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Auswahl von Standardsoftware geschieht oft in den nachfolgenden Schritten. Passe diese Liste auf deine Bedürfnisse an.

Was sind deine Anwendungsfälle?

Alleine durch die Einführung einer Krisenmanagement-Software hat man noch kein Krisenmanagement, sondern nur eine Software. Überlege dir deshalb ganz am Anfang, mit welchen Anwendungsfällen in deinem Unternehmen zu rechnen ist. Erstelle dazu eine Liste möglicher Krisensituationen, mit einzubindenden Organisationseinheiten, externen Kommunikationslinien und Handlungsoptionen. Skizziere also zunächst das Krisenmanagement deines Unternehmens und schaffe dir damit die Basis für alle weiteren Entscheidungen.

Benötigst du eine spezialisierte Software?

Kleine Unternehmen können ihr Krisenmanagement im Normalfall mit Excel oder Word organisieren. Für große Unternehmen mit vielen Produkten, Mitarbeitern, Niederlassungen, Kunden und Lieferanten sowie mit komplexen Situationen kann jedoch eine eigene Software sinnvoll sein. Schätze anhand der Liste der Anwendungsfälle ein, in welche Kategorie dein Unternehmen fällt und ob eine spezialisierte Software sinnvoll und angemessen ist.

Make or buy?

Wenn für dein Unternehmen eine eigene Anwendung sinnvoll ist, dann gibt es zwei Möglichkeiten: Eine Standardsoftware lizensieren oder eine Individiualsoftware erstellen bzw. erstellen lassen. Da Krisenmanagement nicht unmittelbar die zentrale Wertschöpfung betrifft, wird in der Regel eine Standardsoftware die bessere Wahl sein. Das gilt in den meisten Fällen auch dann, wenn man funktional bestimmte Kompromisse eingehen muss, weil das System nicht alle Anforderungen erfüllt. Trotzdem hat man viele Vorteile, weil man sich nicht selbst um die Anpassung an neue gesetzliche Rahmenbedingungen oder an technische Veränderungen wie neue Betriebssysteme oder Browser kümmern muss.

Hast du Budget?

Die Lizensierung oder Nutzung einer Standardsoftware erfordert ein entsprechendes Budget. Und selbst bei der Nutzung einer Open-Source-Lösung fallen Kosten für den Betrieb an. Kläre daher, wieviel die Einführung der Lösung kosten darf. Berücksichtige dabei nicht nur die unmittelbaren Lizenz- bzw. SaaS-Kosten, sondern auch Projektkosten für Einführung, Konfiguration und Schulung sowie die laufende Wartung.

Erstelle deinen Anforderungskatalog

Nimm deine Anwendungsfälle als Grundlage und definiere die Anforderungen, die die Software erfüllen soll. Markiere die Anforderungen, die unbedingt erfüllt sein müssen, als Ausschlusskriterium.

Erstelle eine Longlist

Bist du zu dem Entschluss gekommen, dass dein Unternehmen eine Standardsoftware für das Krisenmanagement benötigt, so erstelle im nächsten Schritt eine Longlist mit grundsätzlich in Frage kommenden Produkten. Suche nach Übersichten im Internet und schaue dir grob die Systeme an, die angeboten werden. Als Ausgangspunkt kannst du meine Übersicht „Standardsoftware Krisenmanagement“ nutzen.

Grenze die Longlist ein

Sortiere deine Longlist, indem du die angebotenen Produkte nach deinen Anforderungen bewertest. Produkte, die deine Ausschluss-Kriterien nicht erfüllen, fallen raus. Die Reihenfolge der restlichen Produkte ergibt sich aus dem Erfüllungsgrad der Kriterien.

Wähle deine Shortlist

Aus der Reihenfolge der Longlist ergibt sich, welche Produkte für dein Unternehmen in die engere Wahl kommen. Nimm die besten zwei oder drei Produkte – das ist deine Shortlist. Damit hast du die Anbieter, mit denen du in die letzte Phase gehst.

Die Endauswahl

Gehe mit den verbliebenen Anbietern in deine Endauswahl. Hier werden nicht mehr nur funktionale Dinge erörtert, sondern zunehmend auch kaufmännische Themen geklärt. Deshalb solltest du dich gut mit deinem Einkäufer abstimmen, um das Optimum für dein Unternehmen herauszuholen. 

Die Entscheidung

Entscheide dich für den Anbieter und für das Produkt, dass die Kriterien deines Unternehmens am besten erfüllt, das einen sinnvollen Preis hat, aber bei dem du auch auch ein gutes Gefühl hast.

Natürlich ist das ein idealisierter Verlauf. In der Realität verlaufen die Dinge oft anders. Vielleicht wird trotz Zusage dein Budget nicht freigegeben. Vielleicht erfüllt der von dir favorisierte Anbieter wichtige Anforderungen nicht oder liegt deutlich über deinem Budget. Hier musst du deinen eigenen Weg finden.